Jagoan Gadget – E-procurement merupakan bentuk dari perkembangan zaman nyata yang harus diambil manfaatnya secara maksimal oleh para pelaku bisnis saat ini.
Untuk diketahui, e-procurement dirancang untuk memaksimalkan keuntungan sekaligus memaksimalkan kinerja operasi bisnis dalam aspek pengadaan. Secara garis besar, e-procurement memungkinkan penggunanya untuk dapat melakukan aktivitas pengadaan seluas mungkin dengan para pemasok secara online atau digital.
Dengan begitu, efektivitas dan efisiensi operasi pengadaan bisnis perusahaan akan mengalami peningkatan. Di mana hal tersebut mampu memberikan dampak positif dan menjanjikan bagi aspek-aspek lainnya dalam sebuah bisnis perusahaan.
Berikut penjelasan selengkapnya mengenai e-procurement pada artikel di bawah ini.
Pengertian E-Procurement
E-procurement atau pengadaan elektronik adalah proses transaksi digital yang melibatkan penggunaan akses jaringan internet maupun platform, untuk menunjang aktivitas pembelian hingga penjualan barang serta jasa.
E-procurement biasanya menerapkan sistem tertutup, artinya hanya pelanggan atau pemasok terdaftar saja yang dapat menjalin hubungan transaksi dengan pengguna. Dengan menerapkan e-procurement Anda dapat membangun hubungan bisnis langsung antara pemasok dan pembeli, bisnis ke bisnis (B2B), serta bisnis ke konsumen (B2C) melalui platform komunikasi seperti e-mail, faktur, dan lainnya.
Artinya, Anda tidak lagi menjalankan proses pengadaan secara manual yang cukup memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya. Misalnya pengeluaran anggaran untuk pembelian kertas faktur, dan sebagainya.
Komponen E-Procurement
Di dalam aplikasi ERP terbaik, biasanya memiliki procurement elektronik beberapa komponen kunci antara lain:
- E-sourcing
- E-tendering
- E-auctioning
- E-order and payment
- Analytics
Sederet Manfaat E-Procurement
Adapun manfaat yang bisa perusahaan peroleh melalui pengimplementasian e-procurement antara lain sebagai berikut.
- Mengotomatiskan mayoritas proses dalam operasi pengadaan bisnis perusahaan.
- Memungkinkan perusahaan untuk meng-input daftar pemasok terpercaya untuk memudahkan operasi pengadaan di kemudian hari.
- Perusahaan mendapatkan visibilitas penuh atas operasi pengadaan yang mereka jalankan.
- Mampu memotong biaya dan waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi pengadaan.
- Meningkatkan produktivitas bisnis.
- Merampingkan alur kerja operasi pengadaan perusahaan.
- Mengurangi waktu tunggu atau lead time.
- Pengeluaran anggaran perusahaan menjadi lebih terkontrol.
- Meningkatkan performa manajemen dan kontrol atas inventaris bisnis perusahaan.
- Membatasi pengeluaran maverick.
- Berpotensi meningkatkan rasio retensi atau tingkat kepuasan pelanggan terhadap pelayanan perusahaan.
Tahapan Penggunaan e-Procurement
Dalam menggunakan e-procurement, setidaknya terdapat lima tahapan yang harus dilalui oleh pengguna. Berikut penjelasan mengenai kelima tahapan tersebut.
1. Identifikasi
Pertama, identifikasi apa saja barang atau jasa yang diperlukan untuk proses produksi.
Saat Anda menggunakan e-procurement, proses identifikasi ini akan jauh lebih mudah. Sistem yang telah terintegrasi dengan kumpulan data tentang pengadaan akan melakukan identifikasi secara otomatis. Mulai dari jumlah barang, budget, dan informasi lainnya.
2. Verifikasi
Bila identifikasi telah dilakukan, proses selanjutnya Anda perlu melakukan verifikasi mengenai pengadaan. Beberapa hal yang harus diverifikasi antara lain vendor, proses pengiriman, sampai harga.
Jika proses verifikasi sudah selesai, selanjutnya Anda akan masuk kepada tahap pengesahan. Proses ini akan jauh lebih sederhana saat menggunakan e-procurement karena dapat dilakukan lebih singkat.
3. Pemesanan
Dalam proses ini melibatkan banyak koordinasi. Tapi, dengan electronic procurement, proses pemesanan akan dijalankan otomatis sehingga lebih menghemat waktu dan tenaga.
4. Pembayaran
Sistem e procurement juga dapat membantu perusahaan menyederhanakan proses pembayaran. Karena sistem sudah terintegrasi dengan invoice digital.
5. Penyimpanan Data
Tahap terakhir adalah penyimpanan data. Sistem elektronik procurement membuat segala kegiatan pengadaan akan tercatat dan tersimpan secara otomatis dalam sistem. Data yang tersimpan ini akan membantu Anda saat melakukan audit serta melakukan pemesanan baru di kemudian hari.
Demikian ulasan mengenai e-procurement pada artikel kali ini. Semoga dapat memudahkan proses pemahaman Anda mengenai topik terkait.
